Resumen
El desarrollo informático-
tecnológico se ha convertido en una necesidad para todas las instituciones a
nivel global, desafío que deben enfrentar los servicios notariales del mundo
para ofrecer a los ciudadanos servicios legales más accesibles y seguros, con
facilidades para el intercambio de información entre las entidades,
fortaleciendo la autogestión y la función de control. Es por ello por lo que
los profesionales de las diversas áreas notariales deben lograr aplicar con
destreza todas las herramientas tecnológicas. Con el objetivo de diseñar una
propuesta metodológica de un curso de capacitación para los profesionales que
trabajan en las seis notarías del cantón Esmeraldas, de la provincia
ecuatoriana del mismo nombre, se realizó un estudio mixto con enfoque descriptivo.
La muestra seleccionada por estratos quedó conformada por los seis notarios del
cantón y 51 profesionales. Se aplicó una encuesta de 12 preguntas cerradas,
para medir el nivel de conocimientos y la utilización de herramientas
tecnológicas en el ámbito notarial por parte de los profesionales; una
entrevista semiestructurada a los notarios; y un estudio documental para
fundamentar científica y metodológicamente la propuesta de curso que se
presenta. Los resultados muestran que los profesionales sienten falta de la
formación adecuada, la existencia de algunos problemas de compatibilidad de las
plataformas y las dificultades con el soporte técnico que todos necesitan,
hecho confirmado en las entrevistas con los notarios. Se diseñó la propuesta de
curso de capacitación y se concluye que la Administración Pública del cantón
Esmeraldas ha de centralizar esa docencia como formación continua para las seis
notarías a la vez, dando talleres de actualización cada vez que surjan nuevas
herramientas tecnológicas.
Palabras clave:
profesionales;
notaría; herramientas tecnológicas; curso de capacitación.
Abstract
Information
technology development has become a necessity for all institutions globally, a
challenge that notarial services round the world must face to offer citizens
more accessible and secure legal services, with facilities for the exchange of
information between entities, strengthening self-management and the control
function. This is why professionals in the various notarial areas must be able
to skillfully apply all technological tools. With the objective of designing a
methodological proposal for a training course for professionals who work in the
six notaries of the Esmeraldas canton, in the Ecuadorian province of the same
name, a mixed study with a descriptive approach was carried out. The sample
selected by strata comprised the six notaries of the canton and 51
professionals. A survey of 12 closed questions was applied to measure
professionals' knowledge level and use of technological tools in the notarial
field; a semi-structured interview with the notaries; and a documentary study
to scientifically and methodologically substantiate the course proposal
presented. The results show that professionals feel the lack of adequate
training, some platform compatibility problems, and difficulties with the
technical support everyone needs, confirmed in the interviews with the
notaries. The proposal for a training course was designed and it is concluded
that the Public Administration of the Esmeraldas canton must centralize this
teaching as continuous training for the six notary offices at the same time,
giving update workshops every time new technological tools emerge.
Keywords: professionals; notary; technological
tools; training course.
Propuesta de Curso
de Capacitación en Herramientas Tecnológicas para Profesionales de las Notarías
Entre los factores
que exigen un proceso de cambio cultural se encuentra la inclusión de la
tecnología y la información, que ha tenido un rápido avance histórico. En este
sentido, el Ecuador se encuentra en una reforma integral de la Administración
Pública para lograr una implementación tecnológica que supere la gestión
tradicional, burocrática y patrimonialista, hacia una gestión estratégica,
transparente y de alto impacto en la sociedad del conocimiento y la
información.
A las notarías, en
la rama jurídico-administrativa, le corresponde la protocolización, inventario
y custodia de documentos o antecedentes de la Administración Pública, con los
que se acredita la constitución, realización y modificación de los patrimonios,
convenios, contratos, revisión de legalización de cuentas y otros actos
jurídicos (Ortegón, 2023; Zapata, 2021). Su competencia es trascendental,
puesto que el notario no se limita a recibir la documentación, sino que también
debe realizar las actas correspondientes alrededor de un documento matriz.
En nuestro país,
las notarías implementadas en la Administración Pública se encuentran en
entidades del poder ejecutivo. Cada notaría administra, independientemente,
medios tecnológicos propios para la prestación de sus servicios informáticos:
hardware, software, aplicaciones, sitios web, etc., a nivel interno (Salazar,
2024). Sin embargo, en la realidad, los sistemas de información y herramientas
digitales en el ámbito de las notarías son limitados. Aquellos pocos que
existen, en muchos casos, se encuentran desactualizados y no han recibido el
mantenimiento adecuado debido a la falta de recursos y por la falta de un
liderazgo en la toma de decisiones, de falta de decisores e interés en
consolidar un proceso de transformación digital en notarías.
La presencia de un
entorno burocrático ajeno a las estructuras de las notarías, además de la
presencia de amenazas en relación con sus entornos políticos, económicos,
sociales, tecnológicos, y sobre todo las legales, se han convertido en
verdaderas trabas para el desarrollo eficiente de los procesos y la prestación
de sus servicios informáticos (García & Martínez, 2021).
Debido a todos los
contratiempos enfrentados, el 08 de diciembre de 2020 entran en vigor las
reformas realizadas a la Ley Notarial vinculadas a las también reformas
realizadas al Código Orgánico de la Función Judicial (Ley Notarial, 2020). De
igual forma, se promulga la Resolución 001-2021 del Consejo de la Judicatura,
donde se aprobó el Protocolo y Regulación que permite a los Notarios conjuntamente con sus Notarías utilizar otras plataformas y
herramientas electrónicas hasta el desarrollo de una plataforma digital segura para la prestación de ciertos servicios; es
aquí donde los preceptos notariales ven su primera luz al mundo digital
(Consejo de la Judicatura, 2021).
Sin embargo, este
primer paso se veía incrédulo a los ojos de los ecuatorianos. Tal es así que
las reformas dispuestas que constan en los nombrados cuerpos legales pasan
prácticamente desapercibidas en la práctica notarial, según entrevistas
realizadas tanto a notarios como a matrizadores, en razón de este proyecto. Se mencionó que, a pesar de ya
existir la idea de la prestación del servicio notarial de forma telemática
previo a la pandemia, previsto de forma frágil por las últimas reformas al
Código Orgánico de la Función Judicial, eran casi nulos los pedidos por parte
de quienes acudían a las Notarías, entendiéndose por el tradicionalismo del ciudadano,
pero, aún más importante, por la falta de implementación de reglamentos y
mecanismos por el órgano coordinador.
Es importante
mencionar que la misma Ley, en su artículo 4, detalla la definición de
transformación digital, conceptualizándose como el proceso continuo de adopción
multimodal de tecnologías digitales que cambian fundamentalmente la forma en
que los servicios gubernamentales y del sector privado se idean, planifican,
diseñan, implementan y operan, con el objeto de mejorar la eficiencia,
seguridad, certeza, velocidad y calidad de los servicios, optimizando sus
costos y mejorando las condiciones de transparencia de los procesos y
actuaciones del Estado en su interrelación con los ciudadanos (Ley Notarial,
2020).
El 07 de febrero
de 2023, por medio del Tercer Suplemento No. 245 – Registro Oficial, se publicó
y entró en vigor la Ley Orgánica para la Transformación Digital y Audiovisual
en el Ecuador. El mencionado cuerpo normativo fue creado, como se menciona en
su artículo 1, para simplificar y adoptar medios y tecnologías digitales en la
prestación de servicios públicos y gestión de todo tipo de trámites
administrativos, judiciales o privados; impulsando nuevamente y de forma
definitiva el uso y apropiación de las mismas en los sectores productivos,
academia y sociedad, fortaleciendo la innovación, desarrollo e investigación
para dicha adopción y enfocado en potenciar el desarrollo de la economía
digital en el país, teniendo como ejes la infraestructura digital, la cultura e
inclusión digital y tecnologías emergentes.
A pesar del cuerpo
normativo creado en el Ecuador y del desarrollo de las herramientas
tecnológicas, nos enfrentamos a un fenómeno digno de estudio: ¿hasta qué punto
está el personal profesional de las notarías esmeraldeñas preparado para
utilizar los avances tecnológicos a favor de la humanización laboral, la
agilización de trámites y la utilización de plataformas interactivas?
Partiendo de la
hipótesis “la capacitación en el uso de herramientas tecnológicas seguras constituye una premisa
imprescindible para la prestación de servicios notariales de calidad y mayor
agilidad”, se realizó el estudio que aquí se presenta y cuyo objetivo se
definió como “diseñar una propuesta metodológica de curso
de capacitación para los profesionales que trabajan en las seis notarías del
cantón Esmeraldas, de la provincia ecuatoriana del mismo nombre”.
Método
La investigación
se llevó a cabo en las seis notarías del cantón Esmeraldas, de la provincia de
Esmeraldas, Ecuador. Se realizó un estudio mixto, con enfoque descriptivo. En
la parte cuantitativa se definió el nivel de conocimientos de la muestra sobre
las herramientas tecnológicas y su uso. La parte cualitativa nos brindó una comprensión detallada de las percepciones, experiencias y los puntos de vista de los notarios de cada notaría
sobre el tema de estudio, para finalmente diseñar la propuesta de capacitación
que se presenta.
La población de
profesionales en las notarías esmeraldeñas es de 63 personas, de las cuales
seis ocupan puestos de dirección (notarios). Para determinar la muestra, y
atendiendo a las diferencias en las cifras de trabajadores con títulos
universitarios, se utilizó el muestreo por estratos el que, según Hernández y
Mendoza (2018), es un método de muestreo probabilístico y
una forma de muestreo aleatorio, en el que la población se divide en dos o más
grupos (estratos) de acuerdo con uno o más atributos comunes (en este caso,
profesionales) y que permite seleccionar a los sujetos de cada estrato de
manera proporcional. En este caso, se consideró a cada notaría (seis en total)
como un estrato, aplicándose la siguiente fórmula del 
aleatorio simple para delimitar la
muestra:
El despeje de la
fórmula resultó en las siguientes cifras (Tabla 1):
Se utilizaron tres
técnicas: una encuesta, con un cuestionario de 12
preguntas cerradas, dicotómicas y politómicas, para medir el nivel de
conocimientos y la utilización de herramientas tecnológicas en el ámbito
notarial por parte de la muestra de profesionales; una entrevista
semiestructurada, con una guía de 7 preguntas, utilizada para conocer los
puntos de vista de los notarios; y un estudio documental, para conformar la
propuesta del curso de capacitación que aquí se presenta.
Los datos fueron
procesados utilizando Microsoft Excel, lo que permitió realizar el análisis
estadístico descriptivo, que se presentan en tablas y figuras. Para la parte
cualitativa, se consideró a cada notario como la unidad de análisis, y sus
respuestas se agruparon en categorías y temas.
Resultados y
Discusión
A continuación de
describen y discuten los resultados del estudio.
Según la encuesta
aplicada, el 47,1% de los profesionales se encuentran entre las edades de 41 a
50 años, seguido por el grupo de 30 a 40 años (25,5%), lo que indica que
estamos en presencia de una mayoría de adultos jóvenes. Con un 13,7%,
respetivamente, se encuentran los que son menores de 30 o con más de 50 años de
vida (Tabla 2).
A su vez, la edad
de los profesionales nos muestra que 31 de ellos están fuera de los nacidos en
la llamada Era Digital, lo que implica menos dominio de las tecnologías
informáticas desde edades tempranas.
Al valorar los
años de trabajo, se observa que hay equipos laborales con vasta experiencia, al
concentrase el 78% del total en rangos entre 5 y más años de labor profesional (Tabla
3).
La Figura 1
muestra la autovaloración realizada por los profesionales acerca del
conocimiento general sobre las herramientas tecnológicas. 35 de ellos (68,6%)
consideran tener solo un conocimiento básico, mientras que ocho (15,7%) se
evalúan como con nivel intermedio. Ambos niveles representan cerca del 85% de
la plantilla de trabajadores. Las partes positivas se dieron en que nadie se
valora como con nivel cero y hay dos casos (3,9%) como muy avanzados y 6
profesionales (11,8%) que se evalúan como nivel avanzado.
La Figura 2
muestra los resultados obtenidos al preguntar por el tipo
de herramientas tecnológicas que utilizan con más frecuencia. Todos los profesionales hacen uso frecuente de
ciertas herramientas de comunicación interna, como los chats y correos
electrónicos (100%) así como algunos tipos de software para la gestión de
documentos. Sin embargo, debido a sus funciones, 43 (84,3%) usan firmas electrónicas
en las notarías, 29 (56,9%) hacen uso de las bases de datos jurídicas y 17
(33,3%) necesitan utilizar plataformas para videoconferencias.
Una pregunta que
refleja el verdadero dominio de las herramientas
tecnológicas fue cuán cómodos se sienten
utilizando estas herramientas.
Las respuestas son
indicativas de falta de destrezas en su uso, como muestra la Tabla 4, en la que
se puede observar que el 39,2% se siente “incómodo”, el 9,8% “muy incómodo” y
el 23,5% releja un resultado “neutral”.
En la Tabla 5, se
resumen las respuestas a si la muestra ha recibido capacitación
formal sobre el uso de herramientas tecnológicas.
Esos resultados
indican que el 7,8% nunca ha recibido cursos de capacitación, el 27,5% tampoco,
pero han aprendido de forma autodidacta y el 37,2% ha recibido capacitaciones,
pero en algunas áreas del conocimiento tecnológico. Solo el 27,5% ha tenido
cursos en múltiples esferas.
Los resultados
reflejados en esa tabla hablan sobre la necesidad imperiosa de diseñar cursos
de capacitación para los profesionales, cursos que nunca recibieron en sus
estudios universitarios.
En la pregunta
sobre los tipos de software de gestión de documentos que utilizan, a pesar de
ofrecerles una amplia gama de opciones, los únicos indicados por todos fueron DocuSign, Adobe sign y Worldox; sin embargo, los profesionales de dos de las
notarías supieron añadir el uso de Docuware. De forma
similar, de la lista brindada sobre sistema de firma electrónica utilizada, en
una notaría señalaron Docusign, mientras en las
demás, una utiliza Signaturit, otra HelloSign y las otras tres usan FirmaEC
3.0.2.
Acerca de si se
utiliza algún sistema de gestión de citas o agenda electrónica, en tres
notarías no se han implementado, mientras en una se emplea el software de
Microsoft Outlook y en las otras dos tienen sistemas de Gestión Interna para
módulos el seguimiento de casos y gestión de agendas.
La Figura 3 muestra los principales
beneficios de la tecnología en el trabajo, según los encuestados. Los tres
beneficios fueron igualmente mencionados por el 100% de la muestra.
A la pregunta
sobre qué desafíos se enfrentan al utilizar las herramientas tecnológicas que
tienen a su disposición, hubo un consenso general en que, básicamente, sí falta la formación adecuada, algunos problemas de
compatibilidad de las plataformas y las dificultades con el soporte técnico que
todos necesitan.
Eso indica el
porqué de las respuestas al tipo de capacitación adicional o recursos que les
serían útiles, a los que todos respondieron, incluso aquellos que se consideran
tener conocimientos avanzados o sentirse cómodos utilizando lo que hoy tienen:
formación en software específicos, capacitación en seguridad digital y en
soporte técnico avanzado.
Y es que es una
necesidad básica el acceso abierto a la tecnología, lo que permite mayores
facilidades para el intercambio de información entre las entidades,
fortaleciendo la autogestión y la función de control (Maraboli2021). El marco
legal permite el avance en proyectos novedosos (Cabascango & Enríquez,
2022).
Con la entrevista
realizada a los notarios del cantón Esmeraldas, se realizó una caracterización
de los seis entrevistados en cuanto al tiempo que
llevan en la función de notarios de esas notarías, como se refleja en la
Tabla 6. Se puede observar que en cuatro de ellas, los
notarios tienen vasta experiencia, al llevar 6 o más años en esas funciones.
Al indagar sobre
el principal motivo para la implementación de herramientas tecnológicas en su
notaría, NE1 supo decir que la intención fue mejorar la eficiencia operativa, perfeccionando
la comunicación interna. En este segundo aspecto hubo coincidencia con lo
planteado por NE6, quien a su vez añadió que se facilitaba el acceso a la
información de forma general. Sin embargo, NE2 y NE4 se enfocaron en ver el uso
de las herramientas tecnológicas como una forma ideal de reducir errores y
riesgos. Por su parte, NE3 y NE5 centraron sus respuestas en la necesidad de
cumplir con regulaciones legales y, coincidiendo con NE6, que se lograba
facilitar el acceso a la información.
Acerca de qué tipo
de capacitación reciben los empleados para usar estas herramientas, todos los
notarios plantearon que siempre se realiza una capacitación inicial al momento
de la implementación de una
herramienta, y NE2, NE4, NE5 y NE6 visualizan lo que se hace como una
capacitación continua siempre que llega alguna nueva herramienta, aunque todos
igualmente coinciden que lo que se ha avanzado es básicamente por la
capacitación autodidacta. En el caso de NE3, se obtuvo como respuesta que “no
se proporciona capacitación”.
Sobre el cómo se
gestiona el soporte técnico para resolver problemas relacionados con las
herramientas tecnológicas,
NE1, NE3 y NE5 lo
logran con el soporte externo por contrato a terceros; NE2 reporta tener el
soporte interno garantizado con su personal técnico, mientras NE4 y NE6 lo gestionan con los manuales y la
documentación que traen las herramientas y
el apoyo en videos en Internet.
A la pregunta
sobre los desafíos enfrentados en la implementación y el uso de las
herramientas tecnológicas, los seis entrevistados coincidieron en tres
aspectos: falta de formación o capacitación adecuada, los costos asociados con
la implementación y mantenimiento de las herramientas y la resistencia al
cambio por parte del personal profesional. Adicionalmente, NE2 se refirió a
problemas de compatibilidad con otros sistemas informáticos; y cuatro notarios
(NE1, NE3, NE4, NE6) mostraron las dudas que han sentido con respecto a los
problemas de seguridad y privacidad, por cuanto se conoce la etapa que vive el
Ecuador con la corrupción y las extorsiones, de los que, según ellos, no han
estado exentos los profesionales de las notarías. El análisis de estos resultados son indicativos de la
necesidad de proporcionar capacitaciones a todos los profesionales, por cuanto
hay diferencias o lagunas significativas entre los trabajadores universitarios
en las notarías del cantón Esmeraldas. El estudio documental realizado
demuestra que el espectro de las herramientas tecnológicas en el Ecuador es
mucho más amplio que lo que a nivel de la provincia de Esmeraldas se ha
incluido. Diversos estudios indican que las notarías están adoptando herramientas tecnológicas para
mejorar la eficiencia y seguridad de sus procesos, y entre ellas se incluyen
las de la categoría “Sistemas de Gestión Notarial”, con los llamados “softwares
notariales”, que son programas específicos diseñados para gestionar documentos
notariales, expedientes y el flujo de trabajo en la notaría. En esta categoría
se incluyen sistemas que permiten la digitalización y almacenamiento de
documentos, la gestión de trámites y la generación de informes. Otra categoría
es la llamada “sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos”, entre las que
se hayan las plataformas que permiten la creación, edición y almacenamiento
seguro de documentos notariales en formato digital.
De la misma manera, en todo el Ecuador
se ha institucionalizado la firma electrónica, que permite la firma digital de
documentos y que está regulada y aceptada legalmente, facilitando la validación
y autenticación de documentos sin necesidad de presencia física. También se dan
los certificados digitales. apropiados para garantizar la autenticidad y
seguridad de las firmas electrónicas. De acuerdo con varios autores, siempre
que se cumpla con la legislación específica, la firma electrónica permite la
suscripción automática de los documentos generados y almacenados en el
repositorio electrónico de documentos del sistema (Mori & Palomino, 2021; Reyes, 2020).
Otra categoría es el llamado Sistema de
Registro de Documentos Electrónicos, con plataformas que permiten registrar y
validar documentos electrónicos ante entidades gubernamentales y judiciales.
Estos sistemas aseguran que los documentos digitales cumplan con los requisitos
legales y de seguridad. Se ha documentado (Ocampo, 2020; Reinoso & Pincay,
2020) que el Código Orgánico Administrativo Financiero señala que toda la
información es un bien público. Entre otras atribuciones, a la Contraloría
General del Estado y al Consejo de Participación Ciudadana y Control Social les
corresponde ejercer el control o vigilancia del cumplimiento de las políticas
del Consejo Nacional de Gobierno, las normas administrativas y financieras
respectivas y de ejecución y el uso de los recursos públicos, en el ámbito de
sus competencias; para lo que deberán establecer sistemas de control interno y
externo (Vásquez, 2023).
Una cuarta categoría, cada día con más
valor de uso es las “plataformas de comunicación y colaboración”, en las que se
encuentran herramientas de videoconferencias, con aplicaciones como Zoom, Microsoft Teams, y Google Meet. Por medio de ellas se facilitan las reuniones
virtuales y consultas a distancia con clientes y otros profesionales.
Adicionalmente, esta categoría incluye los sistemas de mensajería segura, en la
que se hallan plataformas que permiten una comunicación segura y confidencial
entre los profesionales notariales y sus usuarios.
De excepcional valor es la categoría de
los sistemas de Seguridad y Protección de Datos
Cifrados, en la que encontramos tecnologías
para proteger la información sensible mediante cifrado (garantizando la
seguridad de los documentos y datos almacenados) y las tecnologías de sistemas
de Respaldo y Recuperación, que permiten realizar copias de seguridad de datos
y documentos importantes, asegurando la recuperación en caso de fallos o
pérdidas de información.
No menos importantes, aunque menos
complejos en su manejo son las herramientas de digitalización. Entre las más
usadas están los escáneres de documentos, que permiten convertir documentos
físicos en formatos digitales para su almacenamiento y gestión electrónica, así
como el software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), que se utiliza
para convertir documentos escaneados en textos editables.
Otra valiosa herramienta la constituyen
todos los sistemas de Validación y Certificación, a través de plataformas que
permiten verificar la autenticidad de documentos notariales y certificados
emitidos digitalmente.
Teniendo en cuenta que el cantón
Esmeraldas, a su vez cabecera provincial, requiere alcanzar es estándar
nacional, se hace la
propuesta del curso de capacitación que aquí se presenta, mismo que permitirá
unificar el nivel de conocimientos, reduciendo las brechas que existen entre
estos profesionales, a partir de una estructura que cubre varias áreas clave.
Propuesta
Metodológica de Curso de Capacitación en Herramientas Tecnológicas para
Profesionales de las Notarías
1. Introducción a las Herramientas
Tecnológicas
Objetivo: Familiarizar a los participantes con el entorno digital y
la importancia de la tecnología en el ámbito notarial.
Contenido:
-
Historia y evolución de la tecnología
en el ámbito notarial.
-
Beneficios de la tecnología en la
eficiencia y seguridad de los procesos notariales.
-
Panorama actual de las herramientas
tecnológicas disponibles.
2. Sistemas de Gestión Notarial
Objetivo: Capacitar en el uso de sistemas específicos para la gestión
de documentos y procesos notariales.
Contenido:
- Introducción a los softwares de gestión notarial:
características y funcionalidades.
- Registro y manejo de documentos digitales.
- Seguimiento
de trámites y expedientes.
3. Seguridad de la Información
Objetivo: Asegurar que los profesionales comprendan y apliquen
prácticas adecuadas para proteger la información.
Contenido:
- Principios de seguridad de la información.
- Uso de cifrado y autenticación para proteger documentos y
comunicaciones.
- Protocolos para la protección contra el malware
y las amenazas cibernéticas.
4. Digitalización y Firma Electrónica
Objetivo: Enseñar el proceso de digitalización de documentos y el uso
de firmas electrónicas.
Contenido:
- Técnicas de digitalización de documentos.
- Uso de firmas electrónicas: tipos y validez legal.
- Integración de firmas electrónicas en el
flujo de trabajo notarial.
5. Herramientas de Comunicación y
Colaboración
Objetivo: Capacitar en el uso de herramientas para la comunicación y
colaboración efectiva.
Contenido:
-
Uso de plataformas de comunicación
(correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias).
- Herramientas de colaboración en línea
(compartición de documentos, gestión de proyectos).
6. Cumplimiento Legal y Regulaciones
Objetivo: Asegurar que los profesionales entiendan la importancia del
cumplimiento de las regulaciones tecnológicas.
Contenido:
-
Regulaciones locales e internacionales
sobre el uso de tecnología en notarías.
-
Normativas sobre la protección de datos
y privacidad.
-
Procedimientos legales para la
validación de documentos digitales.
7. Resolución de Problemas y Soporte
Técnico
Objetivo: Preparar a los profesionales para resolver problemas
técnicos comunes.
Contenido:
- Diagnóstico y resolución de problemas básicos con software y
hardware.
- Acceso y uso del soporte técnico y recursos adicionales.
- Mejores prácticas para el mantenimiento de equipos y
software.
8. Prácticas y Simulaciones
Objetivo: Proporcionar experiencia práctica con las herramientas
tecnológicas.
Contenido:
- Ejercicios prácticos usando las herramientas de gestión
notarial.
- Simulaciones de procesos notariales con tecnología.
- Evaluaciones prácticas para medir la competencia.
Es importante que este curso sea solo
el inicio de la necesaria actualización continua que permita mantener a los
profesionales al día con las últimas tecnologías y cambios regulatorios. Para
que esa actualización sea efectiva, se requiere la actualización sistemática y
con periodicidad definida, que se creen las condiciones para la existencia de recursos
para el aprendizaje autodirigido, así como realizar eventos y seminarios sobre
nuevas tecnologías y prácticas notariales.
Un enfoque integral en estos aspectos
garantizará que los profesionales de las notarías no solo se familiaricen con
las herramientas tecnológicas, sino que también las utilicen de manera efectiva
y segura en su trabajo diario.
Conclusiones
Se puede
asegurar que la adopción de la tecnología es imprescindible en muchos campos de
la vida humana y no lo es menos en el mundo de las notarías, donde se puede
asegurar que va a ser un reto importante en el futuro muy próximo. Las
posibilidades que ofrecen las distintas herramientas tecnológicas capaces de
modificar el "modus operandi" del notario son múltiples, y esto es
importante de decir porque la digitalización crea muchas oportunidades.
Es importante
destacar que, a pesar de que las entidades gubernamentales tienden a informar
sobre los avances tecnológicos que benefician a los ciudadanos, se destaca
negativamente el desarrollo tecnológico de las notarías del país, ya que no
siempre se ofrecen sistemas computacionales que les permitan a los ciudadanos
el envío en línea y la consulta de trámites, lo que afecta a la atención al
cliente.
Para los
profesionales de las notarías, la transformación digital requiere una
reestructuración de sus modelos de trabajo, basados en el paradigma de las
nuevas tecnologías, permitiendo nuevos canales de comunicación y distribución
de bienes y servicios digitales bajo condiciones de seguridad informática
total; pero se precisa crear una cultura organizacional fundamentada en
principios éticos y procesos formativos en un ambiente de trabajo sostenible.
La propuesta
aquí presentada de un curso de capacitación para los profesionales sería una
solución para las lagunas en el conocimiento de aquellos que salen de las aulas
universitarias. Es relevante señalar que las sesiones estudio han de ser
coordinadas, de forma tal que todos tengan la posibilidad de recibir el curso o
que sea impartirlo en momentos diferentes. Sería incluso recomendable que la Administración Pública del cantón Esmeraldas
centralizara la docencia como formación continua para las seis notarías a la
vez, dando talleres de actualización cada vez que surjan nuevas herramientas
tecnológicas.